OpenPMO — Открытый Проектный Офис

Что делать, если одновременно приходится выполнять несколько проектов? Прежде всего целесообразно как-то систематизировать проекты, расставить приоритеты.

Каждый проект характеризуется выгодами, рисками и стоимостью. Естественно, чем больше выгода конкретного проекта при равных рисках и стоимостях прочих проектов, тем приоритетнее этот проект. Проведя ранжирование проектов по критерию выгода против риска и стоимости, можно выделить приоритетные проекты и рискованные проекты. В первую очередь надо направить усилия на выполнение приоритетных проектов портфеля.

Ревизию портфеля проектов имеет смысл проводить на регулярной основе — ведь со временем все меняется — выгоды, риски и стоимости проектов в том числе.

Иногда возникает ситуация, когда на проекте все идет не так, и щансов успешно завершить проект практически не остается.

В таком случае надо иметь смелость посмотреть правде в глаза и прекратить неудачный проект. Да, досрочное прекращение проекта — это не легкое решение, принимая которое приходится руководствоваться долгосрочными интересами, проявлять известный прагматизм, иногда вопреки естественным желаниям еще потянуть. Но это решение позволит сберечь ресурсы, не потерять время.

В конечном счете, в выигрыше остануться все, ведь альтернатива — провал проекта и растраченные ресурсы, которые можно было бы сохранить. И при этом одним из важнейших результатов будут Извлеченные Уроки.

Конечно, можно управлять проектом без инструментов, но вряд ли это будет производительно.

Самым важным инструментом являются знания — системные и структурированные. Хорошо, если знания подтверждены. Опыт также полезен.

Из инструментальных средств на первом месте стоят карандаш, бумага и телефон, которые помогают коммуницировать на проекте.

Компьютер с электронной почтой, интернет браузером, электронными таблицами, текстовым редактором и программой подготовки презентаций сейчас незаменимый инструмент любого проектного менеджера.

Специализированные программы, позволяющие структурировать работы, построить сетевой график, изобразить схему Ганта, распределить ресурсы, оценить стоимость проекта, провести отслеживание хода выполнения проекта являются важными, но не критичными инструментами.

Профессиональное программное обеспечение используется при управлении портфелями проектов и скорее служит для финансового управления в пространстве затрат, выгод, рисков. Эти пакеты как правило могут позволить себе очень крупные компании.

В управлении проектами все определяют знания и опыт. Инструменты должны использоваться в минимально необходимом и достаточном количестве, и не отвлекать менеджера проекта от возможности думать, коммуницировать, анализировать и принимать обоснованные решения.

Прототип помогает лучше понять требования к проекту, выявить ограничения и сформулировать важные вопросы.

Примерами прототипов в строительстве являются макеты в масштабе, в программировании — макеты пользовательского интерфейса.

В основе прототипирования лежит принцип эволюции, частью которой является механизм обратной связи. Первый прототип имеет еще мало общего с будущей системой, но является отправной точкой для формулирования и уточнения требований.

При создании программных систем на практике популярен метод эволюционного прототипирования, когда система создается в несколько этапов. На каждом этапе получается программный продукт, все больше и больше соответствующий требованиям, которые также эвалюционируют вместе с разработкой. На практике в большинстве случаев трех итераций прототипирования оказывается достаточно.

Мы спешим, не успеваем делать дела, для планирования нет времени! Но именно хорошее планирование позволяет сэкономить больше всего времени.

Когда идея только появилась, укрупненный план позволяет оценить реализуемость замысла, сроки и стоимость, увидеть возможные проблемы, а иногда отказаться проекта.

После старта проекта детальное планирование позволяет правильно распределить работы, назначить ресурсы, определить график финансирования — фактически выполнить проект на бумаге, привлекая все заинтересованные стороны. Ошибки и эксперименты на листе бумаги стоят в разы дешевле, чем в реальной жизни, будь то строительная площадка или высокотехнологичная разработка.

Во время выполнения проекта План позволяет не только координировать и отслеживать выполнение работ, но и осмысленно что-то менять.

При закрытии проекта сопоставление фактического хода выполнения работ с Планом дает возможность извлечь столь ценные уроки на будущее.

Таким образом, хороший План является основой любого успешного проекта. А если кому-то не до планирования, то это лишь означает, что нужен не результат проекта, а что-то другое.