OpenPMO — Открытый Проектный Офис

На этой неделе будет день космонавтики. Именно запуск первого спутника, полет первого космонавта на практике продемонстрировали превосходство советской школы управления крупными проектами. Российские ученые, инженеры добились уникальных результатов в поставленные сроки и в рамках выделенных средств, работая при этом самостоятельно без зарубежных инвестиций и импорта комплектующих.

Что же позволило нам в те далекие годы иметь лучшую систему управления проектами? Секретами успеха стали научная организация труда, квалифицированные кадры и жесткая проектная дисциплина. Все это нашло отражение в государственных стандартах, которые во многом опередили свое время. Проекты, которые назывались НИиОКР, выполнялись по сути по гибридной методике, сочетающей классическую водопадную и эволюционную модели.

К сожалению, многие приемы советской школы проектного управления не вышли за рамки крупных производств, остались в стенах ВПК. В современный малый и средний бизнес пришли уже американские методики проектного менеджмента, толчком для развития которых в значительной степени стали именно запуски советских спутников.

Менеджеру проекта приходится постоянно принимать решения, делать выбор (ничего не делать — тоже выбор, тоже решение). Необходимо все время подстраиваться под изменения обстановки, причем подстраиваться в условиях ограничений — спецификаций, бюджета, сроков.

На что при принятии решений целесообразно обратить внимание? В первую очередь следует оценить все возможные варианты выбора, их может быть больше, чем кажется на первый взгляд. Впоследствии наилучшим может быть вариант, который вначале не рассматривался или считался неприемлемым. Особо критичными являются решения, в которых фигурирует время, поскольку упущенное время уже не вернуть, и некоторые задачи при отсутствии времени просто физически не исполнить. И конечно же при принятии решений надо учитывать реакцию заинтересованных лиц, вовремя получать и выдавать необходимую информацию. Выполнение этих простых правил позволит менеджеру проекта в разы сократить стресс и повысить эффективность работы над проектом.

Существуют общепринятые стандарты управления проектами, но все проекты разные и все менеджеры проектов не похожи друг на друга.

Опытный менеджер ведет проект в своем стиле, который может отличаться от формальных рекомендаций стандарта, но не вступать при этом с базовыми принципами и правилами в противоречия. Если присмотреться внимательнее, то стиль профессионального менеджера проектов в каком-то смысле делает управление проектом оптимальным для данного окружения. Относительно стандартных методик что-то добавляется, что-то варьируется, а что-то не используется или используется в минимально необходимом объеме.

Следуя сказанному, проектному менеджеру в своей работе необходимо очень хорошо владеть знаниями базовых стандартов и методик проектного управления, и не надо бояться экспериментировать, искать свой стиль достижения результата.

В любой компании подавляющее большинство сотрудников это профильные специалисты — дизайнеры, маркетологи, финансисты, продавцы, программисты, обслуживающий персонал, которые просто выполняют свою работу.

Проектный офис в простейшем случае может быть представлен набором документов и инструкций по выполнению проектов, например, в электронном виде. Если возникает необходимость управления проектом, то назначенный менеджером проекта сотрудник может ознакомиться с простейшими методами управления проектом просмотрев соответствующие файлы с методическими материалами, инструкциями и регламентами.

В компаниях с развитой функцией проектного управления за работу проектного офиса уже отвечает назначенный сотрудник. В проектном офисе собирается вся информация о проектах компании, соответствующая документация. Проектный офис обеспечивает обучение и повышение квалификации проектных менеджеров, координирует ресурсы на проектах, принимает активное участие в инновационно-прикладной деятельности компании.

Таким образом, проектный офис играет центральную роль не только в реализации отдельных проектов, но и во всей инновационно-прикладной деятельности компании, обеспечивая конкурентоспособность и будущее самой компании.

Что необходимо, чтобы дать описание проекта. В реальности достаточно одной страницы.

Цель, задачи, риски, ресурсы, этапы, сроки, стоимость — описание проекта без лишних слов помещается на одной странице текста. Все остальное будет лишней детализацией проекта, отвлекающей от важных и принципиальных вопросов.

Задумывая новый проект, старайтесь его описать, используя лишь один лист бумаги, отбрасывайте лишнее, оставляйте только самые существенные соображения и цифры. Короткое и по делу описание проекта легко обсуждать с заинтересованными лицами, просто править.

В коротком описании ничего не отвлекает от сути, а это позволяет в итоге принимать правильные решения и двигаться дальше, детализируя необходимые пункты.