OpenPMO — Открытый Проектный Офис

Точнее не скажешь: Мотивация — направленное воздействие на внутренние чувства человека, приводящее к формированию намерения. В нашем случае – намерение завершить проект успешно.

В любых проектах, даже самых маленьких, без мотивации участников трудно обойтись – такова природа человека. Дополнительные вознаграждения за достижение результатов — это не обязательно деньги.

Мотивация, созданная с помощью организации ситуации, создается заказчиком с участием менеджера проекта и спонсора. Доброе слово, пицца-пати и приглашение к участию в будущих проектах не требует много сил и средств, а эффект производит на долгое время.

Мотивацией можно и не пользоваться, но только один раз. В следующий раз, при наборе в проекты, специалисты охотнее пойдут где она есть.

Ответ на этот вопрос однозначный – нужен. Каждый участник проекта обязан ознакомиться с регламентом управления и руководствоваться им при выполнении проектов.

Как правило, в организациях, живущих проектами, такие регламенты существуют. Регламент помогает быстрее договариваться в спорных ситуациях и не тратить много времени на поиск простых управленческих решений.

Наша практика управления проектами показала, что достаточно иметь простой и понятный регламент на 1-2 страницы, чем иметь стостраничные «кирпичи», при чтении которых засыпают уже на первых страницах.

Регламент нужен не для галочки, а чтобы у участников проекта было понимание, как это работает на результат и они им действительно пользовались без принуждения.

В проектах, ориентированных на внедрение программного обеспечения, как правило необходима слаженная работа следующих консультантов:
• Организаторы: «выстраивание надежных, необходимо-достаточных коммуникаций участников. Главное здесь — правильные взаимоотношения»;
• Логистики: «обеспечение надлежащего планирования и контроля исполнения планов»;
• Айтишники: «Внедрение программного обеспечения, чтобы им действительно пользовались».
Получить рекомендации от консультантов – обеспечить себе успешное выполнение проекта.

При открытии проекта невозможно предусмотреть абсолютно все возможные варианты развития событий, влияющих на результат.

Часто, в проектах, замещение одного решения другим, ввиду изменившихся внешних и внутренних обстоятельств, приводит к изменениям, которые влияют на стоимость, сроки выполнения и качество результатов проекта.

Важно не упускать управление такими изменениями и поддерживать в актуальном состоянии все вносимые в проект изменения. Соблюдение ряда простых процедур по управлению изменениями поможет избежать курьезов, когда заказчик говорит, по завершению проекта — «мы ожидали несколько других результатов».

Регламент управления изменениями подготавливается на этапе планирования, а иногда и ранее. Результатом вносимых и утвержденных спонсором изменений будет модифицированный базовый план проекта.

Заинтересованные лица – это люди с интересом к проекту и на которых влияют результаты проекта. На одних результат повлияет положительно, т.е. они станут выгодоприобретателями в конечном итоге, другие могут потерять многое. Между приобретающими и теряющими, на всех стадиях проекта, возникает настоящее сражение. Каждый по-своему прав.

С началом проекта возникает необходимость в определении заинтересованных лиц проекта и их намерений. Особенно важно определить из заинтересованных лиц тех, кто не согласен с результатами проекта, но не показывает этого.

Выстраивание коммуникаций с заинтересованными лицами проекта одна из главных задач Менеджера проекта. Менеджер проекта обязан узнать и понять оценки и проблемы, которые есть у заинтересованных лиц.

По экспертной оценке группы Гартнера плохие коммуникации с заинтересованными лицами, а именно недостаточное информирование и слабая вовлеченность в проект, приводят к провалам проектов.