OpenPMO — Открытый Проектный Офис

Если на промежуточных этапах выявлено отставание от срока, то необходимо понять причину задержек, и либо устранить причины отставания от плана, либо сделать корректировку планов. В любом случае от менеджера проекта требуется проведение калибровки проекта в соответствии с реальностью. И чем раньше будет проведена первая калибровка проекта, тем лучше.

В своей книге по управлению проектами Джо Мараско приводит простое правило управления сроками проекта. Если срок проекта считать в неделях, что вполне логично, то длительность каждого промежуточного этапа в неделях должна быть порядка квадратного из общей длительности проекта. Таких этапов будет тоже порядка корня квадратного из количества недель в длительности проекта. Например, если проект длится четыре недели (месяц), то целесообразно его разбить на два этапа по две недели каждый. Проект в 52 недели (год) целесообразно разбить на 7 этапов по, примерно, 7 недель каждый. Задержка проекта при этом не должна превышать одного этапа, т.е. проект в 16 недель (около 4-х месяцев) можно считать провальным при задержке более чем на 4 недели.

В большинстве случаев наш отпуск — это тоже проект. Планируя свой отпуск, мы имеем ограничения по срокам и бюджету, и у нас есть какая-то цель — это может быть поездка с логистикой и рисками, завершение дел по хозяйству с размытыми рамками или просто желание выспаться с нечеткими критериями конечной цели. В конечном итоге многие из нас не только «пишут отчет» о проекте-отпуск, делая множество фотографий, но и публикуют этот отчет на страницах социальных сетей. Используя при планировании и проведении отпуска методики проектного управления (даже в самом минимальном объеме и неформально), мы можем значительно повысить отдачу от проведенного свободного своего личного времени. Для проектных менеджеров отпуск — это еще одна отличная возможность профессиональной практики на самом себе.

Формально заказчик ожидает от проекта результат в соответствии со спецификациями (ТЗ) в срок и в пределах выделенного бюджета.

Однако, спецификации могут быть неоднозначными, противоречивыми или просто измениться в ходе проекта — это типичная картина. Может измениться бюджет или сроки. Менеджер проекта постоянно должен держать руку на пульсе и как можно раньше выявлять изменения в ожиданиях заказчика с тем чтобы вносить соответствующие корректировки. Изначально измениться может что-то одно — спецификации, сроки, бюджет, но надо помнить, что изменение этого чего-то одного ведет к необходимым корректировкам в остальных параметрах проекта, которые все вместе и составляют ожидания.

Поэтому, если на проекте происходит изменение каких-либо параметров (спецификации, сроки, бюджет), то обязательно должна проходить корректировка остальных параметров проекта, т.е. изменение ожиданий заказчика в целом.

Эмпирическое правило Парето (названо в честь итальянского экономиста Вильфредо Парето) гласит, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий уходят на достижение лишь 20% результата.

Это правило Парето (еще называется принцип Парето, закон Парето) справедливо в управлении проектами.

Первая часть правила говорит, что основные видимые результаты проекта могут быть получены относительно быстро и легко.

Вторая часть правила гласит, что наиболее рискованными на проекте оказываются детали, мелочи, на которые уходит существенная часть усилий и времени.

Поэтому опытные менеджеры проектов тщательно планируют ход всего проекта, не обольщаются первыми быстрыми успехами, и очень внимательны к «мелочам» на завершающих стадиях.